任务一 销售费用业务

任务描述

望家欢食品公司在过去的一年中，销售费用的报销出现了一些问题，主要集中在商旅费用和餐饮费用的审核和报销流程上。为了提高销售费用管理的规范性和透明度，公司决定对销售费用的报销流程进行全面梳理和优化。财务部将与销售部、行政部等相关部门合作，制定详细的费用报销制度，明确各类费用的报销标准和审批流程，并加强对票据的审核和管理。

为了深入了解和有效处理销售费用业务，需关注以下几个关键问题：

1.销售费用的主要构成有哪些？

2.商旅费用的审核要点包括哪些方面？

3.餐饮费用报销需要注意哪些审核要点？

4.如何建立健全的销售费用报销内控制度？

销售费用是企业在销售商品和服务过程中发生的各类费用，包括商旅费、餐饮费等。合理的销售费用管理对于企业的销售业绩和形象塑造具有重要影响。通过明确费用的构成、审核要点和内控制度，可以有效提高销售费用的管理水平，确保费用的真实性和合理性。接下来，我们将详细探讨销售费用的各个方面，帮助企业更好地进行费用管理和控制。

任务准备

销售费用概述

在企业的日常运营中，销售费用是一个不可忽视的部分。你可能会疑问，为什么我们要特别关注商旅费和餐费？这些看似日常的支出，实际上在企业的销售活动中扮演着至关重要的角色。

销售费用是指企业在销售商品和材料、提供劳务的过程中发生的各种费用，包括企业在销售商品过程中发生的商旅费、餐费、保险费、包装费、展览费、广告费、商品维修费、预计产品质量保证损失，以及为销售本企业商品而专设的销售机构（含销售网点、售后服务网点等）的职工薪酬、业务费、折旧费、固定资产修理费等费用。

在企业的销售费用，发生频率和金额较多的是商旅费和餐费。在商务活动中，企业常常需要派出员工进行商务考察、客户拜访、业务洽谈等工作，这就需要支付一定的商旅费用。在商务活动中，餐费是一项常见的费用支出。无论是与客户面谈、商务会议还是与合作伙伴开展业务合作，往往需要在餐桌上进行沟通和交流。商旅费和餐费是企业销售费用中不可或缺的一部分，它们的合理支出和管理对于企业的销售业绩和形象塑造具有重要的影响。本任务就商旅费和餐费展开介绍。

商旅费用概述

为什么企业会计实务中要特别关注商旅费用？这不仅仅是因为它是企业的一项重要支出，更因为它涉及到企业的日常运营和管理的方方面面，是企业运营成本的重要组成部分。

商旅费用的概念

商旅费用即差旅费，是指企业员工出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用。差旅费是行政事业单位和企业的一项重要的经常性支出项目。

直通职场：员工的界定

与本单位签订了劳动合同的员工，以及本单位作为用工单位接受的劳务派遣员工。

商旅费用的构成

对于商旅费用应该包括哪些具体内容，目前的会计准则和税法均无具体规定，实务中大多数企业在商旅费用具体包括的费用有以下几类：

1.交通费：出差途中的车票、船票、机票等。

2.车辆费用：自带车辆出差路上的油费、过路费、停车费等。

3.住宿费：出差期间的住宿费用。

4.补助、补贴：误餐补助、交通补贴等。

5.市内交通费：目的地的公交、出租等费用。

6.杂费：行李托运、订票费等。

博文约礼：虚报差旅费的“小九九”不可打

海南省文昌市委巡察组在一次巡察中发现该市农科所“农业科技110”服务情况登记表登记的出差地点，与同一日记账凭证中的出差地点有多次不符。一起虚报差旅费“捞钱”的窝案，就这样被揭开。经文昌市纪委监委调查发现，从2015年1月至2018年4月，文昌市农科所6名干部共计虚报差旅费116840元。

在正风反腐高压态势下，顶风违纪，对“差旅费报销”打起“小九九”，令人瞠目。 这起窝案之所以持续这么长时间，一个重要原因就在于该所所长思想麻痹，认为“数额差别不大，不是什么问题”，没有对差旅报销审批进行核实把关，以及该所出差审批和报销制度管理混乱，没有出差审批、没有出差登记备案，于是就出现了填报多少审批多少报销多少，甚至不出差也可以乱报销的问题。在这样的氛围下，一些人有样学样、竞相仿效、长时间虚报差旅费。 在这些案例中，虚报差旅费或者当作津补贴、或者作为生日慰问金、或者用于核销招待费用，都是借差旅费报销为名目而谋私利，无论是虚报冒领者，还是放任纵容者，都触碰了纪律的红线。

隐蔽性再强，终会露出破绽；幌子再好，也躲不过纪法的严查。在企业费用报销中，报销人也必须要遵守公司相关规定，切勿打虚报差旅费的“小九九”。财务部门也要深挖问题根源，制定整改措施，堵塞制度漏洞，加强审核管理，防止“一处松弛百处懈”，确保公司每一笔账、每一分钱都清楚明白。

商旅费用的审核要点

商旅费用作为企业的一项主要费用支出，在进行审核时，需要注意以下内容：

• 商旅票据与实际业务吻合

这是费用报销中最基本的常识知识，主要是指费用真实性和合理性。费用真实性主要审核费用是否为真实发生的业务支出。费用合理性主要审核费用发生是否与对应的经济业务相匹配。比如需关注报销人员的实际报销凭证金额是否超标，是否私自购买礼品赠送客户或私自招待客户，是否不按规定线路而绕路旅游等。

• 审核报销附件“充分完整”

商旅费用报销所附附件须能有力支撑费用发生的真实性和合理性。

（1）酒店发票的后面，需要附上明细清单。明细清单上可以更清楚地列明企业与个人各承担哪些费用。个别企业规定，饮用酒店小冰箱里的饮料费用由个人承担，通过报销清单则会一清二楚。

（2）发票的时间与差旅费报销单时间以及审批表时间应相符，出差日期与行程应相符；报销的手撕非机打车票不存在连号或同一号段报销；出行线路、出行时间、出行人数应与本单位领导安排一致；票据的数量、时间应与路程的连续性一致。

• 取得发票合规

发票合规性主要包括票面信息的完整性检查、发票专用章合规性检查和备注栏合规性检查。

• 附件单据标准、有效

（1）差旅报销单的相关信息填写规范。比如：小写金额与人民币符号之间没有空格；大写金额无数字部分用零或ⓧ补齐；报销单上字迹没有涂改和勾抹；报销单上大小写金额无误一致。报销单上各明细费用项目的名称是否与附件上的内容相符。比如差旅费对应的附件应该是火车票、行程单等，金额是否与对应附件金额合计数一致。报销部门、报销日期、事由、附件张数准确无误。

（2）报销附件粘贴合规。票据先分类，再按时间排序，依次粘贴到粘贴单上；小张的票据需要均匀的粘贴，不能厚薄不均，确保单据平整；票据不使用订书机装订、固体胶粘贴；而是用胶水粘贴附件；附件上日期、票价重要信息可见可查，不得被胶水粘贴住。

• 费用审批权限及流程符合企业规定

（1）一般出差都需进行审批，报销时需关注是否有经过批准的申请表（包括事后补办的），并且要核对审批地址与实际出差地址是否一致，如地点不符或没有审批表，除非特别审批方可报销。

（2）商旅费用报销流程须“有序进行”。每个企业都有自己的差旅费报销审批的流程，一般的流程应是费用报销申请单由部门负责人审批，然后由财会部门审核，如果符合报销要求且在部门负责人审批范围之内，则进入付款流程。如果还需更高权限审批人审批，再由该审批人审批签字。

（3）审核出差标准须符合公司规定。如有的单位对出差标准规定早餐30元，中餐及晚餐各80元，一天不超过190元。如果报销人员拿来一张晚餐150元的发票。从表面上看这项报销没有超过一天的金额，但是针对一餐而言，就是超标。

• 对商旅费用应“总额控制”及“明细核算”相结合

在审核商旅费时，不仅要检查本次将要报销的费用，还要留心检查实际本年累计发生的费用及本月的预测数。如果突破预算，则要提醒部门负责人加强出差管控。对于经常出差的部门（如销售部门）还要追踪到每个人的累计实际及累计预算金额，以便企业所投入的费用能与销售员产出的订单、新增的客户以及销售额相比较。

建立商旅费用报销（内控）制度

作为一个规范的企业应该建立健全商旅费用报销制度或内控制度。作为商旅费用报销制度，重点关注以下几点：

1.建立企业规范的补贴标准：按职位的不同，设置不同档次出差补贴标准。

2.建立企业规范的住宿标准：按职位的不同，设置不同住宿酒店的星级标准或住宿费报销标准（需要考虑地区差异）。

3.建立企业规范的出行交通工具乘坐标准：重点在于限制乘坐头等舱、铁路软卧、高铁豪华商务座等。

4.建立企业出差的控制流程，从源头上控制差旅费，防止随意出差和假借出差之名办私事等。

5.建立企业的差旅费预支和报账流程，目的在于促进出差人员及时报账。

6.建立企业差旅费报销的处罚制度，对于在差旅费报销中有违纪违规的给予处罚的标准。

各企业的情况不一样，企业起草、审定、修改、颁布企业内部制度的流程也不一样，但是无论财务部门是否商旅费用报销制度起草的牵头部门，都应积极参与其中，献言献策，使其符合企业内部控制的要求。

商旅费用主要发生在销售部门，但不代表其他部门不存在商旅费用。

直通职场：特殊差旅费的会计记录

在企业实务中，还存在一些特殊差旅费用：

1.企业为了宣传而发生的差旅费用的，应借记“管理费用-业务宣传费”账户。举例：三聚氰胺事件发生后，国人对国产牛奶产生了严重不信任感。内蒙古一奶企为了增强国人对其产品的信心，利用暑假开展了“游内蒙古大草原，参观XX牛奶厂”的活动，主要参观了其奶源基地和牛奶加工厂。在活动中，奶企承担了消费者往返内蒙古的差旅费等。

2.企业为维护客情关系而承担了客户到企业的差旅费的，应借记“销售费用-业务招待费”“管理费用-业务招待费”账户。

3.企业独立董事为行使其独立董事的职责而发生的差旅费，应借记“管理费用-董事会费”账户。

4.属于员工福利性质或福利部门人员出差费用的，应借记“销售费用-福利费”“管理费用-福利费”账户。举例：公司组织员工团建而发生的差旅费。

5.企业基建部门为施工建设而发生的差旅费，应借记“在建工程”账户。

6.企业研发人员为研发新技术、新工艺、新产品而发生的差旅费，应借记“研发费用”账户。

餐饮费用概述

你是否曾经在报销餐饮费用时感到困惑，为什么需要提供那么多的附件和证明？为什么有些餐饮费用可以报销，而有些却不行？这些问题其实都指向了一个核心知识点—餐饮费用的核算与管理。接下来，我们就来学习餐饮费用核算与管理的内容。

餐饮费用的概念及构成

企业的餐饮费用是企业在日常经营活动中因提供餐饮服务而产生的相关费用，是在企业运营中发生的与员工就餐、客户招待、员工奖励或团建、会议或培训、公务活动有关的费用。这类费用通常包含以下内容：

员工伙食费：企业为员工提供的午餐或晚餐等的费用，可能包括承包给第三方餐饮公司的费用或企业自设食堂的成本。

商务接待费：在与客户、供应商或其他商业合作伙伴进行正式会议或非正式社交活动时，所产生的餐饮费用。

工作餐：因工作需求如加班等导致的餐饮费用。

员工福利：企业可能会提供节日宴请、团队建设活动、员工生日庆祝等活动中的餐饮费用。

出差餐费：员工因公出差时产生的餐饮费用，通常根据公司政策和实际发生的费用进行报销。

餐饮费用审核要点

餐饮费作为企业的一项主要费用支出，在进行审核时，需要注意以下内容：

• 审核报销附件合法合规

每笔餐饮费用的列支是否提供了证明其真实性的有效凭证或资料，票据是否合法。餐饮费报销，是否有经办人、部门经理甚至公司总经理审核签批，大额发票是否有消费清单。大额发票是税务稽查重大，如果没有清单，可能会认为虚假消费。

• 附件单据标准、有效

费用报销单的相关信息填写规范以及报销附件粘贴合规均与差旅报销单的规定一致。

建立餐饮费用报销（内控）制度

控制餐饮费用，一是为了避免浪费，二是为了避免以权谋私。作为餐饮报销制度，重点应关注以下几点：

1.建立事前审批制度。贯彻先请示后用餐的原则，得到领导批准后方可发生。

2.定额制。制定标准、制定限额，根据客人身份确定接待标准，约束高规格接待。例如宴请客户时要确定宴请谁，由谁陪同，陪同的人应视情况合理出席，不能太多。有的企业甚至要求发生商务招待时拍照为证，报销时把照片提交给财务部，报销单上要列明参加宴请的每个人的姓名。这样的做法虽稍显极端，但目的很明确，商务招待费要力争做到能不发生就不发生。如果能把定额制与事先审批制结合起来使用，效果会更好，能很大程度遏制餐桌上的浪费与腐败。

3.企业做账时不能将餐饮费隐藏在其他科目中，如将餐饮费记入差旅费、会议费、培训费。税务对此有较严格的要求，差旅费、会议费、培训费中有餐费支出的，应能提供相应的证明依据。

餐费并非一定记入业务招待费，要根据餐费的业务实质进行判断：

在明确了销售费用的构成及其审核要点之后，企业需要进一步掌握这些费用在会计处理中的具体操作。合理的费用审核只是第一步，接下来我们需要将这些审核通过的费用准确地记录，以确保财务数据的完整性和准确性。

销售费用业务会计处理

销售费用借款

发生借款时，企业会收到员工个人的借款凭证，应根据实际借款金额，借记“其他应收款”账户，贷记“库存现金”“银行存款”账户。

提示6-1 借支与请款的异同

借支。借支指公司员工因公务事由需提前借出款项的行为。借支人必须是公司员工，严格来讲，必须是和公司存在劳动合同关系的人员；借支事由必须是公司公共事务所需，而非个人或其他非公司事务所需。

请款。请款即申请款项支付，包括采购类请款和非采购类请款。采购类请款又分为材料类请款和工程设备类请款等，非采购类请款指除上述请款以外的其他零星类请款。当然，公司也可根据自身实际划分请款类别并执行请款程序。请款的申请人必须是公司员工，非公司员工不得申请，即使外部相关者现场办理，也必须由公司员工发起申请。请款事由和借支事由一样，必须是公司公共事务所需，而非个人或其他非公司事务所需。但请款的收款方可以是其他公司，也可以是非员工的其他自然人。

销售费用报销

• 借款报销

销售费用报销，企业会收到增值税发票、费用报销单、火车票、行程单等凭证。应按实际支付的不含税费用，借记“销售费用”账户，按增值税专用发票可抵扣增值税税额，借记“应交税费——应交增值税（进项税额）”账户，按实际借款金额，贷记“其他应收款”账户。若借款金额＞费用报销金额，企业会收到归还的剩余借款，按剩余借款金额借记“库存现金”“银行存款”账户，若借款金额＜费用报销金额，企业会支付员工垫付的费用金额，按垫付的金额贷记“库存现金”“银行存款”账户。

• 垫付报销

此情形下，企业会收到增值税发票、费用报销单等凭证，或根据约定开出的相关结算凭证。应按实际支付的不含税费用，借记“销售费用”账户，按增值税专用发票可抵扣增值税税额，借记“应交税费--应交增值税（进项税额）”账户，按实际支付货款金额，贷记“库存现金”“银行存款”“其他货币资金”等账户。

费用报销业务信息化处理

你是否曾经因为繁琐的报销流程而感到头疼？你是否在处理大量单据时感到力不从心？通过科学的会计处理和现代化的信息化工具，不仅能够提高费用报销的效率，还能实现财务管理的智能化和自动化。以金蝶云·星空系统为例，它通过付款单、付款退款单和其他应付单三个单据，对费用报销业务进行会计记录，其数据是由费用报销单（差旅费报销单）流转而来，能够更加准确、便捷地处理费用报销业务，帮助企业实现高效管理。付款单、付款退款单和其他应付单的主要作用包括：

1.确认差旅借款：当员工申请借款并获得审批通过后，出纳根据生成的借款单据进行款项发放，系统自动生成付款单记录借款信息。当员工报销的费用超过借款金额时，出纳根据报销单据进行补付，系统生成付款单记录补付信息。

2.费用报销：当员工提交报销申请并获得审批通过后，系统生成其他应付单记录报销信息，出纳根据单据进行结算处理。

3.退回多余借款：当员工实际发生的费用低于借款金额时，员工需将多余的借款退回，出纳根据退款单据进行处理，系统生成付款退款单记录退款信息。

金蝶云·星空系统提供的智能会计平台，通过定义好的凭证模板，对业务系统的单据生成总账凭证。智能会计平台与各业务模块紧密集成，能够更加准确、便捷地采集企业的经济活动信息，并由系统自动生成凭证。其主要优势包括：

1.提高账务处理质量和效率：自动生成凭证，减少了手工操作的错误，提高了账务处理的准确性和效率。

2.快速、准确地录入业务凭证：企业可以根据付款单、付款退款单和其他应付单设置凭证模板，帮助企业快速、准确地录入业务凭证，减少错误率。

在实际操作中，销售费用的会计处理是关键环节。接下来，我们将详细介绍如何在实际业务中完成销售费用的会计记录工作，包括票据审核、票据分类、报销单的修改审核以及会计模板的设置等具体操作步骤。通过这些步骤，企业能够确保每一笔销售费用都得到准确的记录和合理的管理，从而提高财务管理的效率和准确性。让我们一起来看看具体的操作流程和方法。

任务实施

销售费用业务

任务背景

请根据相关票据完成望家欢食品本月费用报销业务的会计记录工作。

任务要求

1.能及时、准确完成纸质票据信息的上传、核对和归类。

2.能够对收到的费用业务票据进行合规性、合理性审核。

3.能够依据收到的票据，正确判断经济业务类型，准确设置会计凭证模板，及时完成会计记录。

任务分析

1.了解销售费用业务流程

会计人员能够保证模板设置的精确，就要对费用业务流程有所了解：

2.票据审核

（1）流程审核：按企业规定完成费用业务审批流程。

（2）业务单据信息完整性审核：借款单、网银回单、差旅费报销单、费用报销单、增值税发票、火车票等信息完整准确。

（3）数据匹配审核：以商旅费用和餐饮费用为例说明：

①商旅费用：借款单上的借款部门、借款人、事由、借款金额应与差旅报销单上的部门、出差人、出差事由、预借费用一致；差旅报销单上的出发以及到达的时间、地点、金额应与火车票或者其他运输工具上的时间、站点、金额一致；差旅费报销单上的天数、金额应与住宿发票上的数量、金额一致。

②餐饮费用：借款单上的借款人、事由、借款金额应与费用报销单上的报销人、费用项目、借款金额一致；费用报销单上的报销金额应与餐饮发票上的金额一致。

3.票据分类

在费用业务中，可根据是否预借借款，分为“费用借款”“有借款销售费用报销”“无借款销售费用报销”。

4.审核报销单，执行费用报销流程

在信息系统中，付款单、付款退款单和其他应付单是设置费用业务会计模板的来源单据。根据审核、分类后的信息，对信息系统中的差旅费报销单或费用报销单以下字段进行修改、审核，并根据实际报销情况下推生成付款单或付款退款单，确保据此单生成的付款单、付款退款单、其他应付单的信息准确无误。

5.销售费用业务会计模板设置

6.生成销售费用报销业务凭证

根据设置的凭证模板，通过其他应付单、付款单、付款退款单批量自动生成销售费用报销业务凭证。

任务演练

根据任务背景，完成以下任务操作：

1.根据业务类型及企业制度，对票据进行审核，并完成票据分类

2.根据票据审核分类结果，对报销单单据进行修改审核并下推业务单据

3.设置凭证模板，自动完成会计记录

任务拓展

一般而言，在公司商旅费用借支与报销流程里，虽然每个节点都需要相关人员签字，但不同人员签字的意义不一样。其中，财务人员的签字是什么作用呢？